2022年1月に改正された電子帳簿保存法（以下、電帳法）。帳簿書類の電子化に関するルールが大きく変更され、対応に追われている企業も多いのではないでしょうか。環境整備に対する宥恕期間は2023年12月末日で終了するため、あらためて自社の対応を確認するとともに、デジタル化のチャンスととらえ業務効率を上げていきましょう。
あらためて「電帳法」とは？
SDGsへの取り組みや働き方の多様化を考慮し、国税関係の帳票書類を電子データとして保存することを認めた法律です。「紙保存」「スキャナ保存」「電磁的記録（データ）保存」の3つの方法があり、それぞれにルールが定められています。
2022年の改正時には、以下の3点が大きく変わりました。
- スキャナ保存、データ保存を開始する際の事前承認制度の廃止
- 各種保存要件の緩和
- 電子取引データの保存方法の変更
該当書類のうち、特に「国税関係書類」における電子取引に関する書類の保存について、義務が強化される改正が行われました。
詳しくはこちらのコラムでご紹介していますので参考にしてください。
「正しく理解し正しく対応！電子帳簿保存法の改正点」
今回の改正には、宥恕期間であった2023年12月31日までに対応しなくてはなりません。期限内に対応しなかった場合、青色申告承認の取り消し、推計課税や追徴課税などの罰則が設けられています。国税庁のホームページで最新情報を入手しつつ、普段からお世話になっている税理士や金融機関などに相談するとよいでしょう。
電帳法対応の3つのステップ
1. 該当書類を洗い出す
まずは国税関係の帳簿や書類をすべて集めましょう。
2. 業務フローを設計する
上の図のとおり、さまざまな種類の書類や帳簿がある上、それぞれ保存方法のルールが異なります。管理業務を行う部門の状況に合わせて、処理のフローを設計しましょう。
3. 保管方法の選定
決定した業務フローに基づいて保管する方法を選定しましょう。ただ、人の手で作業するとどうしてもミスが起こりやすく、修正対応やダブルチェックの工程が増えるなど非効率になりがちです。デジタル化はミスを減らせる安心感だけでなく、業務効率化を図る目的でも有効です。
電子保管サービスに求めるべき機能
改正電帳法では、電子保管したデータの真実性を確保するために作成・保存日時などの履歴を残すことや、不当な改ざんを防止するルールの策定が求められています。また、運用方法を従業員が理解しやすいようにしたり、データを速やかに検索できる状況で保管したりと、可視性を確保することも必要です。
これらを網羅するためには、次のような機能が搭載された電子保管サービスを選ぶとよいでしょう。
- タイムスタンプ機能
- 保管できる書類を一元管理できる機能
- 手厚いサポートがあること
利用手数料が気になる場合もあるかもしれませんが、今回の電帳法対応でDXに初めて挑戦するという企業もあるはずです。厳しい罰則が設けられていることも考えると、間違いや抜け漏れのないように進めることを最優先に考えましょう。
「りそな支払ワンストップ」が課題を解決！
りそな銀行では、電帳法対応に必要な機能を全て備えた決済サービス「りそな支払ワンストップ」を提供しています。電帳法に適応しつつ、支払いから請求書保管までを一気通貫で管理できるのが主な機能です。支払業務にかかる時間を大幅に削減し、業務プロセスの電子化・ペーパーレス化の促進に貢献できます。
2023年10月に、あらゆる取引関係書類の保存機能を搭載しリニューアル。詳しくはりそな銀行へお問い合わせいただくか、こちらの「りそな支払ワンストップ」のご紹介ページもぜひご覧ください。
法人決済ツールについて、わかりやすく資料にまとめましたのでこちらもぜひご活用ください。
