老舗企業でも取り組める!古くからのお得意様にも迷惑をかけない請求業務改革

先代社長らが開拓した得意先に支えられ、経営は安定している。老舗企業の二代目社長にとっては、この「安定感」が足かせになる時があります。社会の変化に合わせた改革を考えても、「取引に影響が及ぶのでは」と尻込みしてしまうのも無理はありません。特にお金に関わる請求業務では慎重になってしまうもの。納得感を持たせてアップデートするコツをお伝えします。

老舗ならではのハードル

信用や得意先も引き継ぐ老舗

事業承継は変化を生むチャンスですが、積み上げてきたものを失うリスクもあります。先代の頃と違い、得意先から義理を通されない可能性もあるため、関係維持に心を砕く二代目社長もいるのではないでしょうか。ましてや性急な改革に突き進むと、反発を招く恐れも。一朝一夕には手に入らない「信用」を受け継いでいると自覚すれば、「迷惑をかけられない」と及び腰になりかねません。

請求業務の改革は待ったなし

ただやはり、マーケットや社会が目まぐるしく変化する今、お客さまへの請求業務の変革に手をこまねいてはいられません。

例えばコロナ禍でテレワークの必要性が叫ばれましたが、紙の請求書などに押印をするための「ハンコ出社」、書類の発送や受領のための「郵便物のための出社」に厳しい目が注がれました。法改正などもありペーパーレス化の環境は整いつつありますし、印刷・封入・発送までを自動化する電子請求書の発行システムも多くリリースされています。また、決済手段は現金・口座振替以外でも多様化しています。

スマートに改革を遂行するには

請求業務をアップデートする選択肢はさまざまです。効率化を進める、りそな銀行のサービスを紹介します。

りそな銀行「請求革命」

オールインワンのこまりごと解決には、りそな銀行の「請求革命」が便利です。自動的に代金を回収・集金する「りそなネット」のオプションサービスで、顧客・契約・請求などの情報を一元管理し、データ処理もするウェブプラットフォーム。毎月の請求はペーパーレス化とともに、自動化もできます。口座振替に加え、クレジットカード決済にも対応しています。

請求書の電子化

りそな銀行は、請求書業務の電子化サービスを提供する企業とのマッチングにも力を入れています。売上データを元にデジタルデータで請求書を作成し、オンラインでやり取りするため、封入をはじめとする発行の手間や用紙・封筒代、郵送費などのコストをカットできます。請求データと入金データを自動で照合でき、消込結果は仕訳データとして確認可能。未入金先のアラーム機能を使えば、督促業務もスムーズです。取引先から受け取った請求書を元にインターネットバンキングで使用する振込データの作成も可能で、請求書は紙ではなく電子で保管できるため検索も容易になります。

得意先を納得させるには

請求業務の改革は、先方にもこれまでと違った対応が求められるため、丁寧な説明が欠かせません。そこで意識したいのは、相手にもメリットがあるということです。

例えば「請求革命」なら、ペーパーレスで直接、会員登録ができ、マイページで支払方法を柔軟に変更したり、支払履歴を確認したりと、利便性が高まったと実感してもらえる機能があります。また、これまで郵送で請求書を授受していた取引先としては、オンラインで完結する効果も見逃せません。郵便物の土曜配達の廃止など、請求書の到着まで時間がかかるようになる一方、素早い経営判断や決算が求められています。ペーパーレス化は時代の要請ともいえますし、業務へより集中できるメリットは大きなものがあります。

得意先に影響を及ぼし得るというデメリットと、業務効率化によるメリットを天秤にかけた上で、Win-Winになると理解してもらい、得意先の満足度と信頼を高めるきっかけにしたいものです。

【該当するSDGs目標】

上記記事は、本文中に特別な断りがない限り、2022年7月29日時点の内容となります。
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